POR: STEVEN G. ROGELBERG
SINOPSIS
¿Cómo puede liderar reuniones altamente atractivas que desbloqueen creatividad, efectividad y dinamismo? Si bien las reuniones son a menudo aburridas e improductivas, son una gran parte de la vida corporativa diaria. Los gerentes asisten a 12 reuniones cada semana. Cada día se realizan más de 55 millones de reuniones en los Estados Unidos y cuestan la increíble cantidad de $ 1.4 billones anuales.
Este libro se basa en una extensa investigación de vanguardia para brindarle tácticas comprobadas para dirigir reuniones altamente productivas y atractivas. Con estas habilidades de liderazgo en reuniones, puede crear mejores victorias de equipo, asegurar el crecimiento profesional y crear valor organizacional.
20 MEJORES IDEAS
1. En menos de cuarenta años, el número de reuniones que tienen lugar en un día ha aumentado de 11 millones a unos impresionantes 55 millones en los Estados Unidos. Estas reuniones cuestan la increíble cantidad de $ 1.4 trillones, o 8.2% del PIB de los Estados Unidos anualmente.
2. El número de reuniones aumenta a medida que uno asciende en la escala corporativa. En promedio, los no gerentes asisten a 8 reuniones por semana, mientras que los gerentes asisten a 12 reuniones. La alta gerencia pasa la mayor parte de su tiempo en reuniones consecutivas.
3. En una encuesta global de Microsoft, el 69% de los encuestados consideró que las reuniones no eran productivas. Un estudio reciente encontró que las reuniones son la causa más importante de la pérdida de tiempo en el lugar de trabajo. Se estima que las malas reuniones cuestan $ 250 mil millones al año en tiempo perdido. Ninguna otra inversión corporativa de esta escala se trata de manera tan informal.
4. Las reuniones no pueden ser eliminadas. El tiempo dedicado a las reuniones es el "Impuesto Cultural" que una organización paga por crear inclusión, participación, trabajo en equipo, comunicación y cohesión en la organización. Lo que debe reducirse es el tiempo perdido en reuniones innecesarias o mal organizadas.
5. El enfoque organizacional en la efectividad de la reunión puede desbloquear ganancias significativas de rendimiento. Como dijo Andy Grove, ex CEO de Intel: "Así como no permitirías que un compañero de trabajo robe un equipo de oficina por valor de $ 2000, no debes dejar que nadie se vaya con el tiempo de sus compañeros gerentes".
6. Los sesgos cognitivos hacen que los líderes sean más propensos a pensar en sus reuniones más favorablemente que otros asistentes. Una encuesta de Verizon encontró que los encuestados calificaron las reuniones iniciadas por ellos como extremadamente o muy productivas el 79% del tiempo, en comparación con solo el 56% para las reuniones iniciadas por otros. Las organizaciones deben proporcionar capacitación en mejores prácticas de facilitación de reuniones e incluir parámetros de calidad de reunión en sus encuestas de retroalimentación de 360 grados.
7. Recopilar comentarios de los asistentes sobre las reuniones puede ser valioso para evaluar la calidad de la reunión y medir la efectividad de las intervenciones. Weight Watchers hizo esto instalando una pantalla táctil simple fuera de las salas de conferencias donde los participantes podían calificar las reuniones en una escala de cinco puntos.
8. La investigación muestra que las reuniones comienzan tarde el 50% del tiempo, lo que lleva a la frustración de los empleados y los malos resultados. Use la regla 50/25 de Google para acortar las reuniones de una hora a 50 minutos y las reuniones de 30 minutos a 25 minutos. Esto les da a los empleados tiempo de transición para evitar llegar tarde a futuras reuniones.
9. Los grupos son reuniones rápidas de diez minutos que se realizan todos los días por la mañana. Se utilizan para discutir el trabajo realizado el día anterior, establecer tareas para el día y hacer un balance del progreso en los objetivos clave. El tiempo empleado puede evitar horas de retrabajo.
10. Las reuniones pueden costar entre $ 1000 y $ 3000 en tiempo y salarios de los asistentes. Los líderes deben prepararse para las reuniones de la misma manera que lo hacen para una reunión de clientes o un taller. Los ítems de la agenda de la reunión deben clasificarse cuidadosamente según la importancia estratégica. La investigación muestra que los primeros temas de la agenda reciben mucha más atención en las reuniones.
11. Es una gran idea buscar posibles temas de la agenda de los asistentes. Crea mayores sentimientos de inclusión, compromiso y participación. Una excelente manera de hacerlo es enviar un correo electrónico unos días antes de la reunión. Si un artículo no encaja, el líder debe abordarlo personalmente con el asistente o trasladarlo a una reunión futura.
12. Mantenga las reuniones pequeñas. La investigación muestra que más del 50% de las reuniones tienen dos o más asistentes adicionales que los requeridos para la agenda de la reunión. Las reuniones más grandes tienen experiencias grupales más pobres, más pasividad e instancias más altas de comportamientos negativos. Los datos de Bain and Company muestran que por cada persona agregada más allá de siete miembros, la efectividad de la toma de decisiones se reduce en un 10%.
13. Antes de convocar una reunión, el líder debe elegir cuidadosamente una técnica de reunión particular. El método típico de discusión grupal sobre cada tema de la agenda es una de las muchas formas posibles. El éxito de la reunión depende de seleccionar el modo más adecuado para la agenda.
14. El diseño de las salas de reuniones es importante. Amazon utiliza una silla vacía en las reuniones para representar al cliente. Esto sirve como una señal física para que los asistentes se centren en el cliente en sus decisiones. La silla vacía también se puede utilizar para representar a otras partes interesadas ausentes.
15. Las reuniones a pie son ideales para discusiones cortas con menos de cuatro asistentes. Rompen barreras, mejoran la comunicación y mejoran el pensamiento creativo. Una encuesta de la revista Inc. muestra que 90 días de reuniones de caminata pueden conducir a niveles más altos de energía, enfoque mejorado y mayor compromiso. La investigación de Stanford mostró un salto del 80% en la creatividad cuando los participantes caminaban que cuando estaban sentados.
16. Considere crear reuniones sin tecnología donde los asistentes depositen sus teléfonos afuera. Esto mejora el enfoque y evita la multitarea. Las reuniones más largas pueden incluir pausas tecnológicas rápidas.
17. Brainwriting usa el poder del silencio para generar ideas creativas. Los participantes escriben ideas en silencio en hojas de papel. Luego, las ideas se organizan en cubos, y las importantes se discuten más adelante verbalmente o escribiendo comentarios. El proceso lleva un tercio del tiempo de las reuniones de lluvia de ideas tradicionales y genera casi un 41% más de ideas originales.
18. Amazon reemplaza la presentación de ideas con lectura silenciosa. La primera parte de la reunión está reservada para leer en silencio una propuesta detallada. Luego sigue una discusión vigorosa. Este enfoque elimina la necesidad de un trabajo previo, pone a todos en la misma página y da como resultado discusiones más profundas.
19. Evite las reuniones telefónicas, ya que crean desafíos importantes de comunicación y compromiso. Cuando sea inevitable, deben mantenerse cortos y enfocados en describir los desafíos clave. Esto puede ser seguido por actividades fuera de línea, como discusiones en grupos pequeños o lluvia de ideas en plataformas como Google Docs. Finalmente, se puede convocar otra reunión corta para determinar el camino a seguir.
20. La investigación muestra que dividir las reuniones en dos partes evita que los asistentes busquen un consenso prematuro. Esto conduce a mejores resultados de calidad. Empresas como Boeing y Cadbury han hecho de esto una parte de su cultura.
RESUMEN
Asistir a reuniones a menudo puede ser una experiencia frustrante. En una encuesta reciente, 3164 trabajadores calificaron las reuniones como la causa más importante de la pérdida de tiempo en el lugar de trabajo. Se estima que las malas reuniones cuestan $ 250 mil millones al año en tiempo perdido. También hay costos psicológicos en términos de la frustración de los empleados y el tiempo dedicado a relajarse después de una reunión deficiente. Pero la cantidad de tiempo dedicado a las reuniones solo está aumentando. En los Estados Unidos, se realizan más de 55 millones de reuniones todos los días.
Las reuniones no pueden ser eliminadas. Son el "Impuesto Cultural" que una organización paga por crear inclusión, participación, trabajo en equipo, comunicación y cohesión. Las organizaciones pueden evitar las trampas de las reuniones deficientes pueden evitarse aplicando los conocimientos de la investigación de vanguardia.
CONOCETE A TI MISMO
La evidencia sugiere que los líderes percibieron consistentemente sus reuniones de manera más favorable que otros asistentes. Una encuesta telefónica realizada por Verizon encontró que el 79% de los encuestados calificaron las reuniones iniciadas por ellos como extremadamente o muy productivas en comparación con solo el 56% de las reuniones iniciadas por pares.
QUE PUEDEN HACER LAS ORGANIZACIONES
Para ayudar a superar estos prejuicios, las organizaciones deben proporcionar a los líderes capacitación de calidad para facilitar la reunión. Las encuestas anuales de participación de los empleados y las encuestas de retroalimentación de 360 grados deben incluir parámetros sobre la calidad de las reuniones. Esto rara vez se hace incluso en las compañías Fortune 500. Algunas empresas se toman muy en serio la calidad de las reuniones. Weight Watchers instaló tabletas con pantalla táctil fuera de las salas de conferencias donde los empleados podían calificar las reuniones en una simple escala de cinco puntos. Esto les ayudó a evaluar la calidad de las reuniones, diseñar intervenciones apropiadas y medir la efectividad de las intervenciones para mejorar la calidad de las reuniones.
BUSCAR COMENTARIOS
Los líderes deben estar atentos a las señales informales, como los asistentes que realizan múltiples tareas en los teléfonos y las conversaciones paralelas para sentir que la dinámica de la reunión no es ideal. Es mejor hacer una evaluación periódica de la calidad de las reuniones cada tres meses utilizando una breve encuesta anónima. Un conjunto simple de preguntas podría ser:
¿Qué debería dejar de hacer como líder de una reunión?
¿Qué debería uno comenzar a hacer que no se esté haciendo actualmente?
¿Qué funciona bien y debe continuar?
Las instrucciones de la encuesta deben comunicar claramente la intención del líder de mejorar la calidad de la reunión. Los resultados de la encuesta deben compartirse junto con acciones específicas para abordar estos problemas. Esto sirve para que la excelencia en la reunión forme parte de la cultura organizacional.
ADOPTAR LIDERAZGO DE SERVIDOR
El liderazgo de servicio es una forma poderosa de crear un ambiente propicio para las reuniones donde surgen los conocimientos, el talento y las habilidades de todos los asistentes. Un líder de servicio valora el tiempo de los demás y reconoce que esto es fundamental para el éxito personal y organizacional. Esto requiere una cuidadosa planificación y diseño de la agenda, objetivos, secuencia de temas y estrategias de reunión.
Los comportamientos ideales para la facilitación de reuniones incluyen:
Hacer un seguimiento del tiempo y organizar la reunión de manera efectiva.
Resumir constantemente la discusión para asegurar que todos estén en la misma página.
Surgir preocupaciones subyacentes a través de la escucha atenta.
Fomentar debates y gestionar conflictos en torno a ideas clave para impulsar una mejor toma de decisiones.
Verificar periódicamente el consenso sin presionar a los asistentes.
Permanecer imparcial sin privilegiar el propio punto de vista en la discusión.
DIFERENTE TIEMPO PARA LAS REUNIONES
Un líder de la reunión debe planificar la duración en función de los objetivos de la reunión. Acortar reuniones es una excelente manera de crear presión positiva y retener el enfoque de los asistentes. La investigación muestra que las reuniones comienzan tarde el 50% del tiempo, lo que lleva a la frustración de los empleados y a resultados de reuniones de menor calidad. Reducir la duración de las reuniones en 5-10 minutos crea tiempo para los descansos y evita el retraso en futuras reuniones. Google sigue la regla de 50/25: las reuniones de una hora se acortan a 50 minutos, y las reuniones de treinta minutos se acortan a 25 minutos.
HUDDLES DIARIOS
Los grupos son reuniones breves de diez minutos con todo el equipo que ocurren a la misma hora todos los días por la mañana. Esto exige asistencia perfecta y generalmente se hace de pie. Los Huddles se utilizan para ponerse al día rápidamente con las victorias críticas y el trabajo realizado el día anterior, establecer prioridades para el día y hacer un balance del progreso en las metas esenciales y abordar los obstáculos. Mejoran la comunicación a través de los silos, permiten la resolución rápida de problemas, promueven la responsabilidad y mejoran la coordinación entre los miembros del equipo. Esta inversión de poco tiempo puede ahorrarle horas de trabajo para resolver problemas de comunicación y evitar la repetición del trabajo.
Aquí hay dos cosas esenciales para recordar mientras se facilitan los grupos:
Los grupos deberían permitir al equipo eliminar algunas reuniones más largas. De lo contrario, se convierte en otra reunión.
Los grupos deben mantenerse apretados y terminar a tiempo. Si termina tarde, interrumpirá las actividades posteriores a la reunión y provocará la frustración de los empleados.
Los líderes deben finalizar una reunión temprano cuando se han cumplido los objetivos o cuando los empleados no son productivos.
AGENDA
Una reunión cuesta entre $ 1000 y $ 3000 en tiempo y salarios de los asistentes. Esto debe manejarse como un evento que requiere una planificación cuidadosa. Los líderes deben prepararse para las reuniones de la misma manera que lo hacen para una reunión de clientes o un taller. Las reuniones solo deben incluir temas que requieran discusiones y participación. Buenos ejemplos de esto son identificar riesgos y oportunidades clave, evaluar el progreso e identificar nuevas oportunidades. Los temas que no necesitan esto pueden comunicarse a través de notas y correos electrónicos. Es una buena idea obtener elementos de la agenda de los asistentes para crear compromiso. Esto se puede hacer enviando un correo electrónico tres días antes de llamar por temas. Si un elemento no está incluido, debe abordarse con el empleado o un pequeño grupo fuera de la reunión o trasladarse a una reunión futura.
DISEÑE EL FLUJO DE LA REUNIÓN
Por lo tanto, el orden de los puntos del orden del día es claramente importante. La investigación encontró que los primeros elementos en la agenda reciben tiempo y atención desproporcionados. El cumplimiento de los objetivos debe clasificarse según la importancia estratégica. Los puntos del orden del día deben incluir no solo problemas inmediatos, sino también objetivos a largo plazo. Los líderes pueden considerar comenzar reuniones con los temas más convincentes y polémicos para crear un debate y compromiso genuinos. Las reuniones siempre deben finalizar con unos pocos minutos para cubrir las conclusiones, los seguimientos e incluso un Q&A rápido.
UTILICE UNA AGENDA TEMPORIZADA
La asignación de tiempo para cada ítem en la agenda puede ser una herramienta útil cuando los líderes encuentran que la discusión entra en tangentes. También puede garantizar que los elementos clave reciban la atención que requieren.
ASIGNAR INDIVIDUOS DIRECTAMENTE RESPONSABLES
Los líderes pueden compartir el liderazgo asignando cada tarea de reunión a un asistente. Apple designa a una persona directamente responsable (DRI) para todos los elementos de la agenda. El DRI es responsable de facilitar la discusión y manejar los seguimientos posteriores a la reunión. Esto hace que las reuniones sean más atractivas, fomenta el desarrollo de habilidades en reuniones líderes y aumenta la responsabilidad.
Es mejor hacer circular una agenda unos días antes de la reunión. Si no hay temas convincentes para discutir, cancele la reunión.
HAGA QUE LAS REUNIONES SEAN IMPACTANTES
Los estudios muestran que más del 50% de las reuniones tienen más de dos asistentes adicionales más allá de lo requerido por la agenda. Si bien esto se hace con la intención de ser inclusivo, las reuniones hinchadas pueden ser subóptimas. Los datos de Bain and Company muestran que por cada persona agregada más allá de siete miembros, la efectividad de la toma de decisiones se reduce en un 10%. Además, la participación de los empleados se reduce cuando asisten a reuniones que no son relevantes para su trabajo.
Los líderes de la reunión deben intentar que la reunión sea lo más ágil posible. Para Google, el número máximo de asistentes es 10. Amazon usa la "regla de las dos pizzas": dos pizzas deberían ser suficientes para alimentar a todos los asiste